Circulaires à analyser, réunions à préparer, plans de pilotage à élaborer, informations à communiquer aux équipes éducatives… Les directions d’école jonglent quotidiennement avec une grande quantité de documents et de responsabilités. Et si l’intelligence artificielle pouvait les aider à mieux organiser ces informations et à dégager du temps pour leurs missions pédagogiques ?
À l’occasion d’une conférence consacrée à l’utilisation de l’IA dans le pilotage des établissements scolaires sur le salon Out of the Books 2026, nos technopédagogues de l’eduLAB de Technofutur TIC ont présenté plusieurs applications concrètes de Gemini Notebook (anciennement NotebookLM), un outil d’intelligence artificielle développé par Google.
L’occasion de découvrir comment exploiter des documents existants pour faciliter certaines tâches, préparer des décisions et soutenir le travail collectif.
Pour permettre à d’autres directions et enseignants de découvrir les possibilités de Gemini Notebook, l’eduLAB met à disposition le support utilisé lors de cette conférence.
Retrouver une obligation précise dans une circulaire ou reformuler un texte administratif pour le rendre plus accessible, ce sont des tâches qui peuvent mobiliser un temps considérable.
Gemini Notebook permet d’importer des documents et de les interroger. Contrairement à une recherche classique sur Internet, l’outil s’appuie uniquement sur les sources sélectionnées par l’utilisateur et permet de retrouver les passages à l’origine des réponses.
Une direction pourrait ainsi lui demander de résumer les principales obligations d’une circulaire, de comparer deux versions d’un document ou encore d’en extraire les éléments à communiquer à son équipe.
La même démarche peut être appliquée aux référentiels pédagogiques, en sélectionnant les documents pertinents selon la question posée.
Parmi les exemples présentés pendant la conférence, celui du plan de pilotage illustre une autre manière de travailler avec l’intelligence artificielle.
En fournissant à Gemini Notebook les documents nécessaires et les différentes parties du plan à compléter, une direction peut obtenir des propositions de formulation ou des pistes de réflexion.
L’enjeu n’est évidemment pas de déléguer la rédaction et les décisions à une machine, mais de constituer une première base de travail, qui peut ensuite être discutée et enrichie avec l’équipe éducative.
Cette démarche peut également être envisagée pour préparer des projets d’établissement ou analyser les exigences d’un appel à projets.
La conférence a également abordé l’exploitation de comptes rendus et d’enregistrements audio de réunions.
Avec les précautions nécessaires concernant la confidentialité et l’information des participants, ces ressources peuvent servir à la réalisation d’une synthèse, notamment sous forme de carte mentale, de synthèse audio ou de support visuel.
Ces possibilités peuvent présenter un intérêt pour rendre certains documents plus accessibles aux équipes éducatives ou aux familles. Une direction peut, par exemple, envisager de transformer un document administratif complexe en une présentation plus pédagogique.
L’utilisation de ces outils dans un établissement scolaire impose quelques réflexes essentiels.
Les informations traitées peuvent concerner des élèves, des enseignants ou des situations individuelles sensibles. Il est donc indispensable de vérifier les conditions de confidentialité des outils utilisés, de respecter le RGPD et de limiter le partage de données personnelles. L’anonymisation constitue une précaution utile, sans suffire à elle seule à garantir la protection des données.
La fiabilité des réponses mérite également une attention particulière. Même lorsqu’une IA travaille à partir de documents fournis, elle peut mal interpréter une information ou produire une synthèse incomplète.
Les documents originaux et le regard critique des professionnels restent indispensables, particulièrement lorsqu’il s’agit de prendre des décisions qui concernent la vie d’un établissement.
Enfin, l’utilisation de l’IA mérite aussi une réflexion sur son impact environnemental. La génération de contenus, particulièrement de vidéos, mobilise des ressources informatiques et énergétiques importantes. Avant de solliciter ces outils, il est donc utile de s’interroger sur la réelle valeur ajoutée du contenu produit et de privilégier des usages proportionnés aux besoins pédagogiques ou administratifs.
Ces exemples donnent un aperçu des possibilités de l’intelligence artificielle, mais aussi de l’importance d’apprendre à l’utiliser avec méthode.
Dans le cadre de son Parcours Référent.e IA, l’eduLAB propose notamment un module destiné aux directions d’école, consacré aux fondamentaux de l’intelligence artificielle et à ses applications dans leur contexte professionnel.
Cette formation permet de découvrir les outils, de développer de bonnes pratiques et d’envisager leur utilisation dans le quotidien d’un établissement, tout en conservant la maîtrise des décisions.
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